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無料で使えるWeb会議システム!身近なツールの活用もご紹介します。

ビジネス
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こんにちは、こじのびです。

 

 

2020年の年初から始まった新型コロナウイルスの拡大による「コロナショック」。

まだまだ世界的に余談を許さない状況が続いていますが、そんな中、にわかに見直されているのが、自宅やレンタルオフィスなど会社から離れた場所で業務を行う「リモートワーク」という勤務形態です。

元々は通勤時間を削減したり、時間の効率化を目的とした手段の一つとして導入されていた勤務形態ですが、現在は感染症予防を目的としての導入が進んでいます。

一日も早い「コロナショック」の終息を願うばかりですが、今回の一連の混乱をきっかけに、今後はリモートワークだけでなくWebを介した打ち合わせや就職・転職の際の「面接」でもWeb会議システムの活用が進んでいくことは間違いありません。

 

現在様々なWeb会議のためのツールが提供されていますが、僕がこれまで実際に利用してきたツールの中からオススメのツールとその特徴をご紹介します。

 

Web会議とは

 

「Web会議」とは、同じ場所に居合わせることなくインターネットを通じて画像や資料を共有し、音声および映像を通じてコミュニケーションを図ることを指します。

そして、このコミュニケーションを支えるためのツールが各社から提供されていますが、「Web会議」の特徴はPCやスマホ・タブレットによってインターネットに接続さえすれば、場所を選ぶことなく簡単に利用ができるという点です。

似たようなコミュニケーションの手段として「TV会議」がありますが、この「TV会議」と比べると、専用の機材やTVなどが不要である点も大きな特徴と言えます。

 

Web会議サービス選びのポイント

 

現在、有料・無料を含めて多くのサービスが提供されていますが、もちろんのことながら各々のサービスには用途に合わせた様々な機能が実装されています。

特殊な用途があるケースは別として、一般的な用途を目的とした場合に確認をしておくべきポイントは以下の3点です。

 

・導入のしやすさ
・対応可能人数
・資料の共有が可能かどうか

 

サービスによっては、料金を支払うことによりオプションで機能を追加することも可能ですが、この記事ではあくまでも通信費以外のコストを最小限にするために「無料で利用できる」サービスの中からオススメのサービスをご紹介いたします。

 

オススメのWeb会議ツール

 

Zoom

こちらは近年よく耳にされる方も多いかもしれませんが、ウーバーなどの有名企業を含めて世界で75万もの企業が導入している人気上昇中のWeb会議ツールです。

音声や動画によるコミュニケーション機能はもちろんのこと、このツールの最大の特徴は、大人数による利用が可能だという点です。

無料版でも100人までの同時接続が可能ですので、オンラインでのセミナーなどに利用されているケースが増えてきています。

さらには、音声や動画の保存が可能で、参加者をグループごとに分けるという他にはあまりみられない独自の機能が実装されている点も特徴的です。

主催者はID登録を行う必要がありますが、招待者はIDを登録することなく参加をすることが可能です。ただし、参加の際に専用のアプリをダウンロードする作業が必要となります。

 

Whereby(旧:appear.in)

2019年に名称の変更が行われましたが、以前は「appear.in」というツールでした。

こちらの名称の方が馴染みのある方が多いかも知れませんね。

このツールの大きな特徴はアプリのダウンロードなどを必要とせず、主催者によって発行されたURLをクリックするだけで会議に参加ができるという点です。

主催者はルームを作るためにIDの登録が必要となりますが、社外の方と打ち合わせ等をされる際には、相手にアプリのダウンロードやID登録などを依頼することなく簡単に参加をしてもらうことができますので、提案がしやすいツールと言えます。

ただし、同時接続が4人までという制限があるため、大人数での会議や打ち合わせ等には不向きです。

 

Googleハングアウト

皆さまご存じのGoogle社が提供しているツールで、Googleのアカウントさえ持っていれば無料で利用が可能です。

グループでの同時接続は10人までという制限がありますが、Google社が提供をしているクラウド型のファイル共有サービスであるGoogleドライブを並行して利用することによって、資料の共有はもちろん同時編集なども行うことができます。

会社でGoogleサービスを利用している場合、Googleカレンダーで事前に会議スケジュールを共有しておくと、その予定ごとに会議の環境が設定され、そのURLをクリックすることで会議に参加することが可能となります。

 

抵抗感が少ないお手軽ツール

ここまではどちらかというとビジネス向けの視点で提供されているツールをご紹介いたしましたが、もっと身近でお手軽なツールでも簡単な打ち合わせやコミュニケーションは可能です。

ここからは新しいサービスやツールを利用することに少し抵抗がある方にとっても馴染みのあるお手軽なツールをご紹介いたします。

 

Skype

インターネット回線を活用したコミュニケーションツールとしては知名度の高い「Skype」。

海外でのユーザーも多く、国際通話を行う際のコスパの高さから馴染みの方も多いかと思います。

近年、様々なツールが開発・提供されていることもあり、少し古びた感はありますが、その知名度の高さに加えて昨年2019年3月の機能拡充により、同時接続の可能数が大幅に増加し、従来の25人から50人となりました。

25人以上が参加するグループへ通話を行うと、呼び出しは行われず通話が開始されたことを通知するメッセージだけが送られる、といったようにグループメンバーへ配慮した機能なども実装されています。

他の多くのツール同様、参加者のアカウント名やIDの登録と把握が必要になる点がマイナス材料と言えます。

 

LINE

日本国内で今や8,300万人が利用していると言われている「LINE」。

すでに生活のインフラと呼べる領域に達していますが、このLINEにもグループによるビデオ通話機能が実装されています。

同時接続は最大200人まで可能で、2020年の3月にはグループビデオ通話中にパソコン画面を共有することができる「画面シェア」という新機能がリリースされました。

こちらも基本的には参加者のアカウント名やIDの登録と把握が必要ですが、圧倒的なユーザー数に下支えされているツールですので、導入のしやすさという点では非常にメリットのあるツールと言えます。

 

まとめ

 

【まとめ】
無料で使えるWeb会議システム!身近なツールの活用もご紹介します。
◇オススメのWeb会議ツール
・Zoom
・Whereby
・Googleハングアウト
◇抵抗感が少ないお手軽ツール
・Skype
・LINE

 

この記事でご紹介しましたツール以外にも、最近は本当に様々なツールがリリースされています。

また、有料プランやオプションで追加することにより非常に便利な機能もたくさん提供されていますが、まずはこの記事でご紹介したような無料のツールを活用して、新たなコミュニケーション手段に慣れることからはじめてみてはいかがでしょうか?

 

他のツールやサービスと同様、新たなものを取り入れることには比較的ネガティブなスタンスをとられる関係者も多いと思いますので、まずは手軽にはじめてみて、必要に応じて各々に合ったサービスを選択するというステップを踏まれることをオススメします。

 

ちなみに、この記事の冒頭にもお話しましたように、今後は就職や転職の面接の際にもこれらのようなツールが活用されるケースが増えてきます。

このような変化にもしっかりと対応できるように最低限のリテラシーとして準備をしておくことも、今後のより良い転職を実現するための備えであると心得ておきましょう。

 

 

この記事が皆さんの素晴らしい転職のお役に立てれば幸いです。
最後までお読みいただきましてありがとうございました。

 

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